A számlázó programokról röviden
A számítástechnikával átszőtt világban a számlakiállítás sem maradhatott ki a fejlődésből. Ennél fogva egyre gyakoribb, hogy a gazdasági élet szereplői a számláit és egyéb bizonylatait számítógéppel és egyéb elektronikus eszközzel állítják ki. Most a számlázó programok használatára vonatkozó legfontosabb szabályokra fogunk kitérni.
Az ún. számlarendelet (23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet) szerint a számlázó program a számla kibocsátására alkalmas számítástechnikai program, programfunkció, programmodul, ideértve az online számlázó rendszereket is. Ez azt jelenti, hogy számlázó programnak tekinthető minden számítástechnikai megoldás, amivel számlát lehet előállítani. Számlázó programként értelmezhető, ha a gazdasági szereplő egy komplett ügyviteli rendszert használ és ennek egyik részegysége, programmodulja alkalmas számlák kiállítására. Az online számlázó rendszerek is számlázó programnak tekinthetőek a számlarendelet szerint. Továbbiakban ezeket egységesen számlázó programnak nevezzük.
A rendelet szerint a számlázó programokat be kell jelenteni a beszerzését, használatba vételt követő 30 napon belül az adóhatósághoz az erre rendszeresített nyomtatványon. Ha a programot saját maga fejlesztette ki, akkor a rendeltetésszerű használatba vételt követő 30 napon belül kell bejelenteni. Valóságban a beszerzés és a használatba vétel dátuma eltérhet. A rendelet szerint nincs különbség a beszerzés és a használatban vétel időpontja között. Emiatt a bejelentésre nyitva álló határidőt, a 30 napot a beszerzéstől kell számolni.
A bejelentésnek tartalmaznia kell a program nevét és azonosítóját, a fejlesztő nevét és ha van az adószámát, az értékesítő, rendelkezésre bocsátó nevét és adószámát, illetve a beszerzés, használatba vétel keltét. Ha online számlázó rendszert használ az adózó, akkor a rendszer elérhetőségét is be kell jelenteni. Ha a program használata, igénybevétele megszűnik, a használatból kivonják köteles az adózó ezt a tényt 30 napon belül bejelenteni.
A számlázó program forgalmazója, fejlesztője köteles a program nevéről, azonosítójáról tájékoztatni a vevőt, felhasználót.
2016. január 1-től a számlázó programokkal kiállított számlákra a rendelet új előírást fogalmazott meg. Ennek értelmében a számlázó programnak egy olyan önálló, de a programba beépített, adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás elnevezésű funkcióval kell rendelkeznie, amelynek elindításával adatexport végezhető a kezdő és záró dátum megadásával meghatározott időszakban kibocsátott, illetve a kezdő és záró számlasorszám megadásával meghatározható sorszámtartományba tartozó számlákra. A számlázó programoknak rendelkezniük kell egy olyan funkcióval, aminek a segítségével adatexport végezhető az adóhatóság részére. Az adatok két szempont alapján gyűjthetőek: egy meghatározott időszakban kiállított számlákra, vagy egy meghatározott sorszámtartományban szereplő számlákra vonatkozóan kell az adóhatóság kérésére adatot szolgáltatni.
A jelenlegi törvényi szabályozás nem ír elő rendszeres adatszolgáltatást, tehát a funkció által előállított adatexport szolgáltatást, csak az adóhatóság felhívására kell teljesíteni. Az adatszolgáltatás célja az egységes információszerzés az adóhatóság részéről.
A számla kötelező tartalmi elemeit továbbra is az áfa törvény szabályozza. Az adatszolgáltatásban szereplő adatok köre nem több, mint a számlán ténylegesen feltüntetett adatok köre. Viszont előfordulhat olyan adat típus, amit a rendelet előír, de valójában nem szerepeltethető az adott számlán. Példa: Egy gépjármű kereskedőnek a számlára rá kell írni az eladott gépjárműre vonatkozó adatokat és ezek az adatok kötelező elemei az adatexportnak. De egy jogi szolgáltatást végző cég számláján értelemszerűen ezeknek az adatoknak nincs értelme. Az adatexportban szereplő adatok körét a számlarendelet 2. számú melléklete tartalmazza.
Jogszabályok:
- A számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról , valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet
- Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXVII. törvény (168. § - 172. § számla adattartalma)